Eメールはインスタントメッセージではありません。以下のルールに従うことで、常にEメールが中断されるのを防ぎましょう。
多くの人がそうであるように、私は電子メールと愛憎関係にあります。電子メールは、初期のインターネット、企業内LAN、ダイヤルアップBBSのエコシステムにおける初期のコミュニケーション手段のひとつでした。電子メールは、昔も今も、電子コミュニケーションの主要な手段のひとつです。ビジネス・コミュニケーション、商取引、通知、コラボレーション、その他多くの便利なことに使われています。
多くの人がEメールについて間違った認識を持っています。Eメールはインスタントメッセージではありません。人がメッセージを送ると、地球の裏側ですぐにそのメッセージが表示され、数分以内に返信があると、メールがインスタントメッセージのように思えることがあります。そのため、常にEメールプログラムを起動させ、何か来たらすぐにそれを見て、すぐに返信しなければならないという考え方に陥ってしまうことがあります。
Eメールは、人がメッセージを送信し、受信者が都合の良い時間に返信するという原則に基づいて設計されました。たしかに、優先度の高いメッセージや緊急性の高いメッセージにはフラグが立てられ、メールソフトには新着メッセージの到着を知らせる通知がありましたが、現代人の多くがストレスを感じるような設計にはなっていませんでした。
一般的に、人が1回の中断を経験するごとに、中断されたタスクに再び集中するための思考プロセスに少なくとも15分かかると言われています。職場では、Eメールがこうした中断のひとつになることが当たり前になっています。そうなる必要はありませんし、そうなるようにデザインされているわけでもありません。私は、Eメールが仕事の邪魔になり、タスクを完了できなくなるのを防ぐために、いくつかのルールを採用しています。
ルール1：電子メールはアラートプラットフォームではないテクノロジーの世界では、モニタリングやアラートプラットフォームがすべての通知をEメールに送るように設定するのが一般的です。私はこの15年間、ほとんどすべての職場でこのような状況に遭遇してきました。アラートを管理するための優れたプラットフォームやサービスはたくさんあります。Eメールはそのひとつではありません。
ルール2：少なくとも24時間以内の返事は期待しないことメールを受け取ったかどうか、何か質問はないかと尋ねる電話を受けたことがある人はどれくらいいるでしょうか？私にもありました。職場や定期的にメールをする相手には、返信が早いこともあれば、そうでないこともあるという期待感を持つようにしましょう。本当に緊急の場合は、別の連絡手段を使うべきです。
この3つのルールが、私と同じように皆さんのお役に立てれば幸いです。今後、Eメールに役立つことをもっとお伝えしたいと思います。
