プロジェクトマネジメントプロセスは多くの課題に直面することが多く、リソース管理はプロジェクトマネージャーにとって日々悩まされることの一つです。
過剰なプロジェクト資源は組織にとって無駄となり、少なすぎる資源はプロジェクト目標の達成に影響を及ぼします。
さらに、異なる組織間や時間的なプロジェクトリソースの配分の不均衡も、プロジェクトに悪影響を及ぼしかねません。
従って、プロジェクト・リソースの管理は、単にリソースの使用量を記録するだけでなく、プロジェクトの計画から後期段階まで、プロジェクトの全過程を通じて行う必要があります。
プロジェクトリソースの合理的な配分と利用は、プロジェクトの成功を効果的に促進することができ、関係者が互いに協力し、監督し合うことが必要です。しかし、プロジェクトの不確実性と複雑性のため、プロジェクトの資源管理も難しい。
そのため、企業は適切なプロジェクト管理ツールを用いて管理活動を行い、プロジェクト資源の状況と資源の状況を全面的にコントロールし、資源配分をより効率的にし、資源管理をより便利にする必要があります。
この記事では、CORNERSTONEプロジェクト管理ツールを例に、リソース管理の上手な使い方をご紹介します：
I. リソースの分析
まず、リソース管理はプロジェクトの計画時点から始まります。どのようなリソースをいくつ計画する必要があるかは、プロジェクト次第です。
プロジェクトマネージャーは、プロジェクトのリソースの状況をよく把握しておく必要があります。組織がどのようなプロジェクトを抱えているのか、これらのプロジェクトに対してどれだけのリソースが要求されているのか、どれだけのリソースが必要なのか、残りのリソースでプロジェクトの次のフェーズのニーズを満たすことができるのか・・・。
これを知ることで、プロジェクトのリソースを適切に計画することができます。もし、リソース計画が妥当でない場合、プロジェクトマネージャーは申請計画をやり直す必要があります。
客観的に見てリソースが不足している場合は、必要な人員の削減や補充、業務の一部委託などの対策を検討する必要があります。
プロジェクトマネジャーは、CORNERSTONEプロジェクトマネジメントツールを使用して、リソースの状況と割り当てを包括的に理解し、プロジェクトの意思決定と分析の基礎を得ることができます。
CORNERSTONEでは、地域、部門、プロジェクト、アクティビティごとにリソースを分類することができ、異なる部門やプロジェクトのリソースを一目で確認できるため、リソースの検索、要求、割り当てが容易になります。
ユーザーは、各リソースの使用を割り当てるリソース計画を作成し、プロジェクトの各段階で利用可能なリソースが十分にあることを明確にすることができます。
重要なのは、プロジェクトの主要なリソースを特定することが重要な役割を果たすということです。
プロジェクトが正式に設立される前は、プロジェクト資源計画は段階的な計画に過ぎず、プロジェクト資源は概算で見積もられます。これらのリソース要件は、ほとんどの場合、最適化の対象となります。
CORNERSTONEは、すべてのリソースの使用を追跡することができ、プロジェクトマネージャは、リソース管理を比較対照することにより、リソースの調整を迅速に行ったり、将来のリソース配分を計画したりすることができます。
II.資源利用のモニタリング
通常、プロジェクトマネージャーは、プロジェクトにリソースを割り当てた後、そのリソースが実際にどのように使われているのか、割り当てられた時間内に作業を完了できるのかを知り、プロジェクトが期限内に完了できるかどうかを判断したいと考えます。
CORNERSTONEプロジェクト管理ツールは、リソースに費やされた実際の時間を記録するために、タイムシート、手動記録、および自動システム記録の3つの方法を提供し、ユーザーは必要に応じてこれらの方法の1つまたは複数を選択します。
リソースにとって、仕事の割り振りは重要です。また、プロジェクト実施中にリソースの共有が必要になることはよくありますが、無計画なリソースの共有は、マネジャーが責任を負うプロジェクトに悪影響を及ぼしかねません。
プロジェクトチームのメンバーの中には、仕事が多すぎると不平を言う人もいれば、何もすることがないように見える人もいます。
プロジェクトマネージャーとして、毎日毎分、すべてのメンバーの活動を把握することはできません。また、リソースの割り当て不足が発生した場合、それを素早く特定し、対処できるようにしたいものです。
CORNERSTONEは、企業リソースの追跡と管理を可能にし、プロジェクトマネージャがリソースの使用状況を把握し、過剰割り当てや不足リソースの特定を支援します。
プロジェクト幹部は、システム内で不当に配分されたリソースを再配分し、リソースの無駄を省くことができます。
III.資源コストの管理
プロジェクトマネジメントにおいて、コストと予算は迂回できないハードルです。
幹部は、プロジェクトの実装では、偶然に予算を超える可能性が高いですコスト意識の怠慢な管理を持っていない場合は、直接プロジェクトの進捗状況を遅くし、食品カットの後の作品で、その結果。
プロジェクトの予算の大部分は資源費です。
そのため、コストバジェッティングとプロジェクトに必要なリソースのリアルタイムなコスト記録により、マネージャーとエグゼクティブの双方が予算消費を明確に把握することができ、その結果、無理なリソースの使用を減らし、プロジェクトにおけるコストギャップを回避することができます。
リソースのコストは予測コストと実績コストに分けられ、CORNERSTONEはリソースの両タイプのコストの日々の計算をサポートします。
資源コストの予測は固定的なものではなく、実際の資源コストが発生するにつれて変化します。
リソースの割り当てで実際のコストが発生すると、そのリソースの実際の使用日のすべての予測コストが自動的に差し引かれます。
タイムシートを記入したユーザーによって作成されたリソースの実際の使用記録については、タイムシートが承認された場合にのみ、システムはリソースの実際のコストを計算します。
一方、システムによって自動的に記録されたリソースの使用実績の記録を手作業で追加する場合は、承認プロセスがなく、システムがリソースの実際のコストを計算できるため、承認は不要です。
プロジェクトが提案されたとき、プロジェクトマネジャーが必要と思われるすべてのリソースを包括的に把握することはより困難です。
プロジェクト管理ソフトウェアの合理的かつ効果的な使用は、整然とした作業を行うだけでなく、プロジェクトの目標が最大限に達成されるようにすることができます。私は使用をお勧めします。CORNERSTONEは、タスク/要件/テスト管理、反復計画、欠陥追跡、統計報告、チームコラボレーション、WIKI、共有ファイルやカレンダーなどの機能モジュールを含む提供し、現在20人未満のチームに適用すると、無料で使用することができます。
